PQRS desde cualquier canal, asignadas al instante
Las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, tutelas, desacatos y recursos se radican por ventanilla, página web, correo electrónico, call center, correo físico, remisión o API. La distribución asigna cada caso de forma automática e inmediata al funcionario disponible con permiso para ese tipo, y el listado muestra un semáforo verde, amarillo o rojo según el término en días hábiles configurado para cada tipo de PQRS.
El detalle del caso lleva código de barras, casos previos del peticionario, comparendos y placas asociados, observaciones, transferencias y estados (abierto, cerrado, borrador, esperando respuesta externa o interna). Desde la propia PQRS se puede crear una audiencia, exonerar o prescribir un comparendo cuando la petición así lo resuelve.
Respuesta multicanal con certificado de envío
La respuesta se genera desde plantillas, con un borrador inicial asistido por inteligencia artificial que el funcionario revisa, se firma digitalmente y se envía por correo electrónico certificado, por correspondencia física con dirección normalizada o por publicación en la página web de la entidad, combinando canales cuando hace falta. El estado del envío certificado se actualiza desde el proveedor y el certificado se archiva como soporte del caso.
Expediente electrónico y firma digital
Los soportes documentales se cargan por escáner integrado o arrastrando archivos, se versionan y nunca se eliminan ni se reemplazan; cada visualización queda registrada y se almacenan en la nube con URL temporales. La firma digital admite firma en pantalla, por escáner y con posiciones requeridas en plantillas con varios firmantes, y el reconocimiento de texto (OCR) extrae el contenido de los documentos digitalizados para búsqueda y clasificación.
Los libros de numeración llevan los consecutivos oficiales de resoluciones y respuestas del área jurídica, y las series documentales de la biblioteca organizan el archivo con exportación masiva.
Notificaciones y mensajería unificadas
Los envíos de correspondencia, individuales o masivos, comparten la misma infraestructura que usan los módulos de comparendos y cobro coactivo: operadores de mensajería física con guía y pruebas de entrega, correo certificado y SMS, con eventos de asignación, intentos de entrega, devolución y entrega. Toda la evidencia de comunicación del organismo queda en un solo lugar.
